Проучване на случай : Как един европейски изпълнителен директор оптимизира пътуванията си благодарение на бизнес авиацията с AEROAFFAIRES

Времето не е просто ограничен ресурс, то е един от най-стратегическите активи на съвременния бизнес. В икономически контекст, в който всяка възможност може да има значение, способността да действаш бързо – да бъдеш на правилното място в правилното време – може да промени хода на преговорите, да ускори вземането на решение или да осигури ключово партньорство. Служебните пътувания, които дълго време се управляваха като обикновена спомагателна функция, сега са от основно значение за работата на ръководните екипи.

Когато пътуването включва няколко държави, контакти на високо равнище и кратки срокове, бизнес авиацията се превръща в конкретен лост за ефективност и предвиждане. Взимането на частен самолет далеч не е въпрос на имидж или престиж. Преди всичко, това е работен инструмент, който ви позволява да запазите същественото: полезно време, гъвкавост и оптимална подготовка за решения. Всъщност списание “ Капитал“ изчислява, че изпълнителен директор, който предприема около тридесет пътувания годишно, може да спести еквивалента на един месец работа, като използва частен самолет – ясна демонстрация на залога, свързан със спестяването на време.

Този казус илюстрира как AEROAFFAIRES, брокер на авиокомпании в продължение на повече от 30 години, помогна на главния изпълнителен директор на европейска група, специализирана в технологиите за устойчива мобилност, да подготви и осъществи стратегическа обиколка в Европа. Мисия, която се простира в рамките на три дни, три държави, три различни предизвикателства, с една основна необходимост: да се спести време.

Предистория на задачата, свързана с въздушния транспорт, с AEROAFFAIRES

Мисията, която очаква този ръководител, е решаваща в европейски мащаб. Клиентът е изпълнителен директор на френска индустриална група, работеща в сектора на системите за мобилност с ниски емисии. Дружеството му има няколко производствени обекта в Европа, поддържа технологични партньорства със специализирани доставчици и редовно участва в международни мозъчни тръстове по въпросите на енергетиката и иновациите. С други думи, графикът му е педантичен, а пътуванията му често са стратегически.

За тази конкретна обиколка програмата е особено наситена и има три основни цели:

• Посещение на партньорски завод в Щутгарт за потвърждаване на пускането в експлоатация на нова производствена линия. На място целта е да се провери дали този промишлен обект ще може да увеличи обема си безпроблемно, което е важно условие за предстоящото пускане на нов продукт.
• Среща със стратегически доставчик в Милано за подписване на многогодишно споразумение за доставка. Този доставчик доставя ключов компонент, а сключването на многогодишен договор ще гарантира веригата за доставки на Групата, като се избегнат недостиг и колебания в цените.
• Изказване в Париж на международен форум за иновации в енергетиката, на който присъстват публични лица, вземащи решения, и инвеститори. Главният изпълнителен директор ще бъде поканен да говори на събитието, което ще осигури на компанията висока популярност и възможност за установяване на контакти на високо ниво.

Три изключително важни срещи в три различни среди (индустриална, бизнес, институционална), в три последователни дни – с много кратки времеви ограничения. Екипът по управление естествено започна да търси търговски въздушни връзки за свързване на тези етапи, но много бързо ограниченията станаха очевидни.

Ограничения, установени при търговските полети:

• Задължителни връзки. Не съществуваше директен маршрут, който да свързва ефективно Щутгарт, Милано и след това Париж в рамките на наличното време. Мениджърът трябваше да направи няколко междинни кацания и да смени самолета, като в случай на закъснение съществуваше риск да пропусне връзка.
• Неподходящи разписания. Наличните редовни полети на заявените дати не отговарят на изискванията на срещите. Например единственият сутрешен полет от Париж до Щутгарт пристига твърде късно за посещението в завода в 10 ч., което налага да се тръгне предния ден и да се прекара допълнителна нощ там.
• Загубено време в терминалите. Дори когато е оптимизиран, всеки търговски полет е свързан с чакане: регистрация, проверки за сигурност, качване на борда, слизане, получаване на багаж и т.н. Като цяло се „губят“ часове, които увеличават продължителността на работния ден.
• Повишена умора. Два търговски полета в рамките на три дни, с ранни сутрини, прекачвания и стрес от крайните срокове, биха изтощили изпълнителния директор, което би навредило на ефективността му по време на ключови срещи.
• Риск от непредвидени събития. Закъснения или отмяна на полети, стачки, изгубен багаж – все неконтролируеми фактори, които могат да провалят критичния график на пътуването.

Изчисленията са ясни. Ако компанията се придържа към разписанието на търговската авиация, тя ще загуби еквивалента на два работни дни само за времето на транспортиране и изчакване. С други думи, цели два дни, в които мениджърът и неговият екип няма да бъдат продуктивни в работата си по досиетата. Между пропуснатите връзки, които трябва да се избегнат, и допълнителните нощувки в хотел, традиционният маршрут значително би размил ефективността на мисията.

Изпълнителният асистент, който отговаря за дневника на изпълнителния директор, играе решаваща роля тук. Осъзнавайки риска от неефективност, тя потърси алтернатива. Тя се свърза с AEROAFFAIRES, брокер на бизнес авиация с над тридесетгодишен опит, за да потърси индивидуално решение. Запитването е изпратено в късния следобед на същия ден… и отговорът не закъснява.

Намеса на AEROAFFAIRES, водеща европейска авиокомпания

Анализ на искането

Веднага след като се свързаха с тях, екипът на AEROAFFAIRES, посветен на клиента, разгледа основните параметри на пътуването, което трябваше да се организира:

• Броят на пътниците: изпълнителният директор пътува с няколко колеги (4-6 души). Самолетът трябва да може да ги настани удобно и да им позволи да работят на борда.
• Маршрут с няколко дестинации: Няколко етапа (Париж – Щутгарт – Милано – връщане в Париж) в рамките на кратък период от време, с последователни полети и самолет, разположен на място по време на всяка среща.
• Обща продължителност на пътуването: Три интензивни дни, като самолетът и екипажът са в постоянна готовност. Координацията трябва да бъде прецизна, за да се гарантира, че всяко заминаване, полет и пристигане се осъществяват в точното време.
• Изисква се конфиденциалност: Чувствителни технически документи и договори на борда – необходима е абсолютна дискретност, за да се работи спокойно по време на полетите.
• Гъвкавост на графика: Графикът трябва да може да се коригира до предния ден в зависимост от хода на преговорите (например отлагане на излитането, ако срещата се проточва).
• Координация на земята: На всеки етап частен шофьор чака на асфалта, за да закара екипа директно на срещата, без да минава през обществените терминали.

Благодарение на този анализ за по-малко от два часа се предлага съгласувано индивидуално решение.

Избор на самолет

Мисията изискваше лек самолет, който да е едновременно удобен и да има достатъчен обсег за директни полети без междинно кацане в рамките на Европа. AEROAFFAIRES предложи Cessna Citation CJ4. Този бизнес самолет предлага редица предимства, които съответстват на установените нужди:

• Капацитет: до 6 пътници, идеален за изпълнителния директор и неговия близък екип.
• Тих салон: тих, шумоизолиран интериор, идеален за необезпокоявана работа по време на полет. Просторният салон разполага с накланящи се кожени седалки, сгъваеми рафтове за компютри и големи прозорци за естествено осветление.
• Увеличен пробег: пробег от около 3700 км, което поставя CJ4 сред най-добрите в категорията му и позволява директни полети между Париж, Щутгарт и Милано без зареждане с гориво. Това покрива повече от необходимото за пътуване в няколко града.
• Летищна гъвкавост: CJ4 може да използва сравнително къси писти (от ~1 500 м за излитане). Следователно той може да каца на второстепенни бизнес летища, по-близо до индустриални обекти или градски центрове, като избягва големите претоварени центрове.

Клиентът бързо прие тази възможност. Свикнали да пътуват през летище Париж-Ле Бурже, те оценяват възможността за директен достъп до самолета, без опашки или лабиринт през търговския терминал. На Ле Бурже, водещото летище за бизнес авиация в Европа, от пристигането на частния терминал до излитането на самолета обикновено минават само 15 минути, докато при редовен полет е необходимо двучасово предизвестие. За този изпълнителен директор това спестяване на време и дискретността, предлагана от момента на качване на борда, са решаващо предимство.

Цялостна организация на логистиката: услуга „от врата до врата“ от AEROAFFAIRES

След това AEROAFFAIRES изчерпателно координира цялата мисия, като обръща внимание и на най-малките логистични детайли:

• Индивидуален план на полета: графикът на всеки полет е съобразен точно с изискванията на срещите. Например, ако посещението в завода приключва в 12 ч. на обяд, самолетът ще излети малко след това за Милано, за да се избегнат всякакви ненужни закъснения. И обратното, самолетът няма да излети, докато екипът не е готов, което предлага степен на гъвкавост, недостъпна при редовните полети.
• Резервирани слотове на летищата: слотовете за кацане и излитане се получават предварително от летищата в Щутгарт и Милано, за да се гарантира, че самолетът може да излезе и да пристигне в предвидените часове, дори в случай на интензивен трафик. Не съществува риск да летите в кръг над претоварено летище.
• Автомобил с шофьор на асфалта: веднага след като самолетът кацне в Щутгарт или Милано, частен автомобил очаква екипа в подножието на самолета.
• Персонализирано обслужване на борда на самолета: на борда на самолета се осигурява специфична кетъринг услуга. На борда се сервират леки ястия, като се вземат предвид алергиите и предпочитанията на изпълнителния директор, за да можете да се храните, без да губите време. Не се налага тежко хранене: екипът може да избере да работи или да почива по време на полета.
• Връзка с интернет по време на полет: самолетът е оборудван с високоскоростен Wi-Fi, което гарантира, че изпълнителният директор и неговият персонал остават непрекъснато свързани. По време на полета те могат да изпращат имейли, да участват във видеоконференции или да доуточняват презентации, все едно са в офиса, и всичко това в поверителна и сигурна среда.

Целта на тези мерки не е да се увеличи броят на луксозните услуги, а да се премахнат всички ненужни триения. От полетния план до наземния транспорт – всичко е организирано така, че всеки преход да е възможно най-безпроблемен. AEROAFFAIRES се грижи за координирането на всичко, като позволява на мениджърите да се концентрират единствено върху бизнес проблемите си. Както самите те казват: „С бизнес авиацията оставате фокусирани върху мисията си и не се налага да се притеснявате за логистиката на пътуването“. Тази философия е водеща за организацията, създадена за мисията.

График на мисията

Ден 1 – Париж ✈ Щутгарт

Отпътуване: Частният самолет излита от Ле Бурже в 7,30 ч. сутринта. Качването на борда е бързо и безпроблемно, без излишно чакане: веднага щом изпълнителният директор пристигне на бизнес терминала, той се качва и самолетът напуска асфалта в уречения час.

Пристигане: В 9,10 ч. сутринта самолетът каца в Щутгарт. Личен шофьор посреща екипа в подножието на самолета и веднага го отвежда до индустриалната площадка, където около 10:00 ч. започва посещението.

Посещение на обекта: Срещата преминава без проблеми и закъснения. В продължение на два часа инженерите на партньора и управляващият директор разгледаха новата производствена линия и одобриха нейното пускане в експлоатация. Благодарение на своята точност и концентрация управителят получи цялата необходима информация и си тръгна уверен, че допълнителният производствен капацитет ще бъде налице.

В края на деня първата цел беше постигната без прекомерна умора. Екипът се възползва от свободната си вечер, за да си почине или да подготви доклади, преди да се заеме с останалата част от мисията.

Ден 2 – Щутгарт ✈ Милано

Сутрин: През втория ден няма надпревара с времето за хващане на търговски полет. Изпълнителният директор може да се справи с няколко файла от Щутгарт сутринта, като частният самолет само чака сигнала му за излитане.

Излитане за Милано: В ранния следобед самолетът отпътува от Щутгарт за Милано (около 1 час полет). По време на пътуването екипът финализира стратегията си за преговори в спокойствието на салона и интернет връзката. Окончателните корекции на договора за доставка са готови за представяне при кацане.

Пристигане и среща: Самолетът CJ4 каца директно на летище Милано-Лината. Само за няколко минути екипът достига до централата на стратегическия доставчик. Следобедът е посветен на договарянето на многогодишния договор. Добре подготвен и без да е подложен на времеви натиск (обратният полет е насрочен за следващия ден), мениджърът провежда конструктивни дискусии. В резултат на това в края на деня е постигнато принципно споразумение, като всяка от страните е имала възможност да обсъди нещата в добри условия.

Вечерта екипът остава в Милано. Те имаха възможност да си отдъхнат и да прецизират презентациите си за форума на следващия ден, вместо да се налага да пътуват късно на връщане. Добрият нощен сън ги подготвя за последния етап.

Ден 3 – Милано ✈ Париж (форум)

Полет на връщане: Рано сутринта самолетът отново излита от Милано. В 8,30 ч. се приземява на летище Париж-Ле Бурже. На асфалта чака превозно средство, което да отведе групата до форума, който започва сутринта.

Изказване на форума: В края на сутринта главният изпълнителен директор излиза на сцената пред публиката, която взема решения и инвестира. Той изнася посланието си ясно и ентусиазирано – без следа от умора, която да помрачи представянето му. Речта му удря в десетката, което му позволява да осъществи някои ценни контакти по време на последвалия обяд.

Закриване: В края на следобеда мисията завърши с връщане в централния офис на компанията. Трите първоначални цели бяха постигнати безпроблемно. Мениджърът се върна при екипа си на следващия ден, готов да се възползва от тези успехи, без да се налага да се възстановява от дългите часове пътуване.

Наблюдаваните резултати

Спестено време: Като е избрал бизнес авиацията, ръководителят е спестил еквивалента на два работни дни, които иначе е щял да загуби в пътуване и чакане. Тези часове не са били спестени само на хартия: те са били реинвестирани в стратегия, подготовка и анализ по време на мисията. Вместо да бъде заклещен на летището или в самолета, без да може да постигне какъвто и да е напредък по своите досиета, изпълнителният директор е използвал това време, за да доуточни преговорите си и да прецизира решенията си. По време на цялата обиколка може да се изчисли, че благодарение на частния самолет са били избегнати около 15-16 часа транзитно време – полезно време, което пряко е допринесло за успеха на трите срещи.

Непрекъснатост на работата: Изборът на частен самолет осигури забележителна непрекъснатост на работата по време на пътуването. Просторният и безшумен салон на Citation CJ4 действаше като истинска летяща заседателна зала, позволявайки на екипа да провежда работни срещи във въздуха. Документи, разпръснати на масата, конфиденциални разговори, проведени от клубната седалка, поправки в договора в последната минута: нищо от това не би било възможно при стандартен търговски полет. Благодарение на Wi-Fi връзката и частната среда, изпълнителният директор успя да запази продуктивността си между отделните етапи, докато други биха изпитали периоди на принудително бездействие. Проучванията дори показват, че продуктивността на ръководителите в движение може да се увеличи от 5 до 7 пъти, когато полетите са с бизнес самолет.

Въздействие върху качеството на дискусиите: Пристигането отпочинал и отлично подготвен има пряко въздействие върху качеството на срещите. Изпълнителният директор, освободен от стреса и умората, които обикновено се свързват с бързите пътувания, е в състояние да подходи към всяка среща с максимална концентрация и положителна нагласа. Това оказа влияние върху тона на преговорите: както в Щутгарт, така и в Милано, дискусиите протекоха в конструктивна атмосфера, без нервност или бързане поради възможни закъснения. По подобен начин на форума в Париж свежият подход на оратора направи речта му по-ясна и убедителна. Накратко, изпълнителният директор успя да даде всичко от себе си на всеки етап, което доведе до по-прецизни решения и по-добра способност да изслушва тези, пред които говори.

Контрол върху имиджа и поверителността: Бизнес авиацията ни позволи също така да запазим контрола върху историята, свързана с това пътуване. За разлика от търговското пътуване, това пътуване остана напълно под радара: нямаше присъствие в претъпканите салони за качване на борда, нямаше шанс да се сблъскате с конкурент или любопитен журналист по време на свързващия полет. Тази организационна дискретност беше голямо предимство при запазването на поверителността на водените преговори. В по-общ план пътуването с частен самолет осигурява почти абсолютна защита срещу любопитни очи или промишлен шпионаж. В рамките на тази мисия изпълнителният директор е можел да пътува инкогнито, без да привлича вниманието на медиите или спекулантите.

Какво си спомня ръководният екип

За главния изпълнителен директор и неговия екип тази успешна обиколка подчертава, че добавената стойност се крие не само в самия самолет, но преди всичко в начина, по който мисията е била организирана от началото до края. Ето кои са поуките, които те са научили:

• Отдаден екип: Наличието на един-единствен, отзивчив контакт на адрес AEROAFFAIRES е от голямо значение. От първия контакт до окончателната обратна връзка този консултант следеше проекта и коригираше всеки детайл в реално време. Ръководството оцени особено високо възможността да разчита на обслужване 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, осъзнавайки стратегическото значение на всеки полет.
• Предвиждане на непредвидени ситуации: Нищо не беше оставено на случайността при подготовката. Сигурни слотове на летището, план Б в случай на лошо време, гъвкави разписания, планирани от самото начало… Тази способност за предвиждане успокои мениджъра, който знаеше, че в случай на неочаквано събитие вече има решения. Това контрастира с традиционните пътувания, при които и най-малката песъчинка (закъснение, стачка) може да застраши всичко.
• Организационна плавност: И накрая, плавната последователност на събитията се разглежда като основно предимство. Графикът за всяка среща можеше да бъде спазван или адаптиран без никакви главоболия, което премахна огромното психическо бреме. Това, че не трябваше да се притеснява за логистиката, позволи на главния изпълнителен директор да се съсредоточи върху решенията си, а на неговия екип – върху съдържанието, а не върху контейнера. Накратко, гъвкавостта на системата повиши ефективността на колектива.

По думите на изпълнителния асистент, който организира пътуването:

„Разликата е в детайлите. Фактът, че успяхме да коригираме часа на отпътуване от Милано с четиридесет минути предния ден, означаваше, че можем да финализираме преговорите, без да бързаме. Това ниво на гъвкавост има реално значение за ефективността на мениджъра

Сравнителна таблица: бизнес авиация срещу търговски полети

Критерии	Търговски полети (Париж Щутгарт Милано Париж)	Бизнес авиация с AEROAFFAIRES	Въздействие върху ръководителя
Общо време за пътуване в рамките на 3 дни	приблизително 21 часа транспорт (трансфери, качване на борда, връзки)	приблизително 7 часа и 30 минути за кумулативен транспорт	2 спестени работни дни
Разписание	Фиксиран, в зависимост от редовните полети	Адаптиран към актуалния график на мениджъра	По-голяма гъвкавост и спокойствие
Конфиденциалност	Ниски, обществени зони	Висока, специални частни терминали	Защита на документи и разговори
Вътрешноевропейски връзки	Понякога с междинни кацания или връзки	Директно	Поддържане на концентрацията между срещите
Подготовка на срещи в движение	Трудна, неподходяща среда	Тих салон, връзка по време на полет	Непрекъсната работа без почивки
Координация на земята	Трябва да се организира поотделно във всеки град	Шофьори и трансфери, управлявани от AEROAFFAIRES	Елиминиране на логистичните затруднения
Физическо въздействие и умствено натоварване	Повишена умора, променливост на опасностите	По-плавни пътувания, отпочинали пристигащи	Подобрено качество на обмена

Заключение

В този контекст бизнес авиацията не е просто удобен каприз; тя е истински инструмент за оптимизиране на работното време и вземането на решения. Както показва това проучване на случай, за един мениджър, изправен пред критична международна програма, наемането на частен самолет превръща ограничението в конкурентно предимство. Трите стратегически цели бяха постигнати без компромиси, докато стандартното търговско пътуване вероятно би наложило избор или би довело до вредни закъснения.

AEROAFFAIRESс над 30-годишен опит в сектора на частната авиация, компанията редовно подпомага висши ръководители, асистенти на изпълнителни директори, ръководители на проекти, индустриални групи и институционални играчи в техните нужди от стратегически пътувания. От създаването си през 1991 г. досега този брокер е организирал над 45 000 индивидуални полета, с които е превозил повече от 120 000 бизнес пътници по целия свят. Всяка мисия е уникална и подлежи на щателна подготовка: всичко е проектирано така, че да се намали триенето и да се запази това, което наистина е важно за клиента – неговото време, наличност, подготовка и безопасност.

Накратко, използването на бизнес авиацията в подобна ситуация не означава да се избере лесният начин: това е инвестиция вефективност. Ръководителят на компанията в нашия пример е успял да прекара три интензивни дни, като постоянно е работил със 100% капацитет, и компанията му вече бере плодовете от това по отношение на завършените проекти и по-бързото вземане на решения. Този сценарий се повтаря днес в много организации, които разбират, че времето, спестено от пътувания, е време, реинвестирано в създаването на стойност.

За да организирате подобна мисия: свържете се с нашите консултанти 24/7:

• ✉️ [email protected]
• 🇫🇷 +33 (0)1 44 09 91 82
• 🇨🇭 +41 22 355 06 24
• 🇺🇸 +1 845 373 3456
• 🇬🇧 +44 84 4986 0547